L’enregistrement informatisé, un indispensable des événements

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L’arrivée du numérique a bouleversé bien des habitudes dans la manière de concevoir un événement, notamment en ce qui concerne l’accueil des participants ! Focus sur les solutions d’accueil informatisées et leurs avantages.

L’enregistrement informatisé des visiteurs sur un salon est devenu une pratique courante. Les sociétés qui proposent ces services interviennent bien souvent en amont et pendant la manifestation afin de délivrer la meilleure prestation possible. Avant l’événement, le prestataire peut mettre en place une plateforme de pré-enregistrement pour pouvoir délivrer les badges. « Parfois, l’organisateur prend en charge cette partie du travail. Cependant, pour que le fichier soit facile d’utilisation, il faut qu’il soit très bien organisé » recommande Jean Yves-Roussel, dirigeant d’IRCI, société de solutions informatisées spécialisée dans l’événementiel.

Une fois le fichier des participants constitué, le prestataire peut éditer des badges informatisés, qui seront distribués le jour de l’événement, si l’organisateur le souhaite. Cependant, ces dernières années, la tendance est plutôt au « self enregistrement », une solution qui consiste à délivrer le badge en version numérique, directement après l’enregistrement sur internet. Le futur visiteur n’a plus qu’à imprimer son badge et le présenter à son arrivée sur la manifestation.

Une fois le pré-enregistrement effectué, le prestataire intervient physiquement sur l’événement, en installant le matériel et les logiciels nécessaires pour procéder à l’enregistrement à l’arrivée des visiteurs. « Nous devons aussi former les opératrices de saisie si l’organisateur en a recruté » précise Jean Yves-Roussel. « Nos logiciels sont étudiés pour être simples d’utilisation. D’une part pour que la formation soit rapide et d’autre part pour que l’utilisation soit la plus simple possible. Cela permet un enregistrement des badges optimisé ».

Un atout pour les organisateurs et les exposants !

Outre les avantages évidents en termes de rapidité d’enregistrement des arrivants et l’économie réalisée, les solutions d’enregistrement présentent d’autres avantages. En effet, le recueil des données concernant les participants permet de connaître le flux de personnes en temps réel. De plus, cela permet également de sensibiliser les personnes inscrites qui ne se sont pas déplacées en leur envoyant un mail pour leur rappeler que la manifestation a lieu. Une fois la manifestation terminée, le prestataire remet le fichier des visiteurs à l’organisateur. « C’est un fichier important. Il permet de faire les statistiques du salon, mais aussi de préparer l’édition suivante. L’organisateur sait à qui s’adresser pour communiquer sur son événement par exemple » explique le dirigeant d’IRCI.

Pour les exposants, les badges informatisés sont aussi un atout. « Avec l’émergence des smartphones, il y a aujourd’hui beaucoup de solutions pratiques pour donner ces coordonnées, comme le QR Code, qui une fois scanné avec un téléphone permet d’avoir la « carte de visite » du participant. » Si depuis quelques années, le QR Code est un indispensable des badges informatisés sur les salons, la nouvelle tendance qui émerge est celle des applications dédiées à l’événement. Ces dernières permettent non seulement de s’enregistrer, mais aussi d’avoir accès un grand nombre d’informations pratiques. Le numérique n’a pas fini de changer le visage de l’événementiel !